Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing? Algemene voorwaarden gelden pas als vóór het moment van offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst aangegeven wordt dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Tevens geldt dat de partij die de overeenkomst aangaat vóór of bij het sluiten van de overeenkomst een kopie van de voorwaarden overhandigd krijgt zodat deze van de algemene voorwaarden kennis kan nemen. 
 
Hier kan de leverende partij voor zorgen door bijvoorbeeld bij iedere overeenkomst of opdrachtbevestiging de algemene voorwaarden standaard mee te zenden en deze door de wederpartij ondertekend te laten retourneren.


Expliciet van toepassing verklaren

Om algemene voorwaarden rechtskracht te geven, is toestemming nodig van de wederpartij. Deze moet verklaren dat hij of zij akkoord gaat met de algemene voorwaarden. Er is geen wettelijke eis over de wijze waarop deze toestemming moet worden verleend. Uitdrukkelijke instemming, zoals het ondertekend terugsturen van de voorwaarden, is uiteraard geldig, maar stilzwijgende toestemming óók.  
 
Stilzwijgende toestemming wordt bijvoorbeeld gegeven als de algemene voorwaarden meegestuurd worden in een e-mail, waarbij aangegeven wordt dat de wederpartij binnen een bepaalde termijn bezwaar moet maken tegen de geldigheid van de algemene voorwaarden of de manier waarop ze verstrekt zijn. 
 
Wanneer de wederpartij inderdaad bezwaar maakt, moet de gebruiker de algemene voorwaarden op een andere manier, zoals persoonlijk of per post, aan de wederpartij/ontvanger verstrekken. 


Kennisneming 

Volgens de wet zijn er drie mogelijkheden waarop men een wederpartij in de gelegenheid mag stellen om van de algemene voorwaarden kennis te nemen, namelijk de volgende:

  1. ter hand stellen zoals omschreven in artikel 6:234 lid 1 sub a BW;

  2. ter inzage leggen zoals omschreven in artikel 6:234 lid 1 sub a BW;

  3. langs elektronische weg ter beschikking stellen.

 

Ter hand stellen 

Dit kan bijvoorbeeld door vóór of bij iedere overeenkomst of opdrachtbevestiging de algemene voorwaarden mee te zenden en deze door de wederpartij ondertekend te laten terugsturen. Algemene voorwaarden meesturen met de factuur is te laat, in dat geval zijn de algemene voorwaarden dan ook niet geldig. 

Het is acceptabel de algemene voorwaarden op de achterkant van de opdrachtbevestiging te drukken, maar hierbij moet men in het achterhoofd houden dat de wederpartij wel de gelegenheid moet krijgen kennis te nemen van de algemene voorwaarden. In de praktijk leidt dit in sommige gevallen tot problemen, doordat de algemene voorwaarden over het hoofd worden gezien. Het is in dit geval verstandig om in de opdrachtbevestiging (die ondertekend teruggestuurd moet worden) expliciet te vermelden dat ondertekening inhoudt dat de wederpartij kennis heeft genomen van de bijgevoegde algemene voorwaarden. 

De Hoge Raad vindt, in tegenstelling tot lagere rechters, dat de partijverklaring van ontvangst en acceptatie een bindende verklaring is. De verstrekker van de algemene voorwaarden moet wel rekening houden met eventueel tegenbewijs. De wederpartij kan direct na ondertekening van de opdrachtbevestiging een mededeling doen dat de algemene voorwaarden niet ter hand zijn gesteld. Dit kan de zaak een andere wending geven. 

Voor de wederpartij loont het de moeite te reageren op opdrachtbevestigingen en andere documenten waarin een dergelijke partijverklaring voorkomt, wanneer de algemene voorwaarden niet zijn bijgevoegd en dus niet ter hand zijn gesteld. Wanneer de wederpartij dit nalaat, loopt zij het risico haar rechten te verspelen wanneer zij een rechter de algemene voorwaarden ongeldig wil laten verklaren op grond van art. 6:233 sub b en 6:234 lid 1 sub a BW. 


Ter inzage leggen

In principe moeten algemene voorwaarden altijd ter hand gesteld worden volgens de hierboven beschreven manieren. Er bestaan echter uitzonderingsgevallen waarin de wetgever andere methoden toelaat, bijvoorbeeld wanneer ter hand stellen van dealgemenevoorwaardenredelijkerwijsniet mogelijk of zelfs onmogelijk is.  

Een voorbeeld van ‘redelijkerwijs niet mogelijk’ zijn de algemene voorwaarden van de NS: van de NS kan niet worden verwacht dat zij vóór of bij aankoop van ieder treinkaartje de algemene voorwaarden verstrekt. Het kan bijvoorbeeld ook voorkomen dat de algemene voorwaarden te omvangrijk zijn. In dit geval kan de verstrekker volstaan met het bij de wederpartij aangeven dat de voorwaarden ter inzage liggen, bijvoorbeeld op het kantoor van de verstrekker, bij de Kamer van Koophandel of bij de griffie van de rechtbank. De wederpartij moet in dit geval desgevraagd kosteloos een kopie van de voorwaarden toegestuurd krijgen. 


Elektronisch ter beschikking stellen

Als de overeenkomst elektronisch tot stand komt, moeten de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomt aan de wederpartij langs elektronische weg ter hand of ter beschikking worden gesteld. Dit moet op een zodanige wijze geschieden dat de wederpartij de algemene voorwaarden kan opslaan en op een later tijdstip kan raadplegen. 
 
Wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk is, dient vóór de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij bekend te worden gemaakt waar zij de algemene voorwaarden kan inzien. Ten slotte moet ook in deze situatie medegedeeld worden dat de algemene voorwaarden op verzoek kosteloos aan de wederpartij worden toegezonden. 
  
 

Voorbeelden onjuiste terhandstelling (elektronisch)

  • Aangeven dat de wederpartij de algemene voorwaarden via een zoekopdracht op het internet kan vinden; en/of 

  • het keuzevakje met ‘ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’ vooraf al aanvinken; en/of 
  • de voorwaarden zodanig tonen dat de wederpartij ze niet kan opslaan of afdrukken; en/of 
  • een pop-up laten zien met algemene voorwaarden. Veel mensen maken gebruik van programma’s die pop-ups blokkeren, zij zijn dan niet in de gelegenheid kennis te nemen van de algemene voorwaarden.

 

Voorbeelden juiste terhandstelling (elektronisch)

  • Bij de opdrachtbevestiging de keuzemogelijkheid ‘ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’ geven dat aangevinkt kan worden, met hierbij een duidelijke link naar de algemene voorwaarden; 
  • de voorwaarden aanbieden op zodanige wijze dat ze opgeslagen kunnen worden en later nog toegankelijk zijn. Een afzonderlijke webpagina of een PDF-bestand dat kan worden opgeslagen of geprint is toereikend; en 
  • wanneer per e-mail een offerte wordt toegezonden: het bijvoegen van de algemene voorwaarden, zodanig dat deze kunnen worden opgeslagen. Het is ook mogelijk bij een niet elektronisch gesloten overeenkomst te verwijzen naar de online voorwaarden, maar dit is slechts geldig met instemming van de wederpartij. Dit is niet vereist voor volledig elektronisch gesloten overeenkomsten.

 

Tussen bedrijven (B2B)

Voor opdrachten tussen een bedrijf en een particulier zijn er beperkingen gesteld aan wat er in de algemene voorwaarden mag staan. Er zijn lijsten beschikbaar waarin deze onredelijke voorwaarden uiteengezet worden. Voor algemene voorwaarden die van toepassing zijn op overeenkomsten tussen bedrijven gelden deze beperkingen niet. Desondanks moeten ook de algemene voorwaarden van bedrijf tot bedrijf voldoen aan de eisen van redelijkheid en billijkheid, zodat onredelijk bezwarende clausules voor de wederpartij niet afdwingbaar kunnen zijn. 

Wees erop bedacht dat voor algemene voorwaarden die van toepassing zijn op overeenkomsten met bedrijven gevestigd in het buitenland, de hierboven genoemde regels over de toepasselijkheid van algemene voorwaarden niet gelden. In die gevallen moet de verstrekker zijn algemene voorwaarden altijd van tevoren ter hand stellen aan de buitenlandse wederpartij. 


Battle of forms

Welke algemene voorwaarden zijn van toepassing wanneer beide partijen ieder hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren? Op deze vraag geeft de wet in artikel 6:225 BW antwoord. De algemene voorwaarden waarnaar het eerst wordt verwezen zijn van toepassing, tenzij deze door de wederpartij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. 

Wie bij het aanbod tot het aangaan van de overeenkomst haar algemene voorwaarden toezendt, kan een afwachtende houding aannemen. Deze partij is immers de eerste, zodat in beginsel zijn/haar voorwaarden gelden. 

Wanneer is er sprake van "uitdrukkelijk van de hand wijzen"? Een simpele verwijzing door de wederpartij naar de eigen algemene voorwaarden is hiervoor niet voldoende. Zelfs als de algemene voorwaarden van de wederpartij een zogenaamde "afweerclausule" bevatten - wat betekent dat de voorwaarden van de wederpartij niet gelden - hoeft dat niet voldoende te zijn. 

Slechts wanneer de wederpartij, onder verwijzing naar haar eigen algemene voorwaarden, uitdrukkelijk aangeeft dat de door u van toepassing verklaarde algemene voorwaarden voor haar niet acceptabel zijn, zijn deze niet van toepassing. 

De mededeling moet duidelijk aan de eerste partij (de persoon die als eerst zijn algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard en aan de voorwaarden heeft voldaan zoals hierboven beschreven) worden gericht, met expliciet de vermelding van de naam van het bedrijf. De mededeling dient op dusdanige wijze te geschieden dat deze de eerste partij niet kan ontgaan. Een voorgedrukt regeltje onderaan het briefpapier wordt bijvoorbeeld sneller over het hoofd gezien, en geldt dus niet als een expliciete afwijzing. 

Door het niet aanvaarden van de algemene voorwaarden verwerpt de wederpartij eveneens het aanbod tot het aangaan van een overeenkomst. Er komt dan vooralsnog geen overeenkomst tot stand. De wederpartij moet dus de nodige voorzichtigheid in acht nemen bij het van de hand wijzen van uw algemene voorwaarden. De overeenkomst kan natuurlijk wel tot stand komen wanneer de eerste partij verklaart in te stemmen met de algemene voorwaarden van de wederpartij.